تکنیک های عملی نه گفتن در محیط کار
آیا از نه گفتن در محیط کار واهمه دارید. در این مقاله با تکنیک های عملی نه گفتن در زندگی در مقابل خواسته های دیگران از شما که توانایی یا تمایل انجام آن را ندارید آشنا شوید. بله گفتن به درخواست‌های دیگران در محیط کار ممکن است تصمیم ساده‌ای به نظر برسد. این کار ارتباط و مشارکت شما را تضمین می‌کند. شما را در بین همکارانتان همچون یک قهرمان جلوه می‌دهد. و شما را با ماجراجویی‌ها و تجربیات یادگیری آشنا می‌سازد.
اما آیا بله همیشه بهترین پاسخ است؟ راستش خیر. این مسأله بخصوص زمانی صدق می‌کند که شما نسبت به قبل بسیار موفق‌تر شده اید. آشنایی با چگونه نه گفتن میزان بله و نه گفتن شما را به شکلی متعادل می‌سازد که به شما اجازه تمرکز بر گزینه‌هایی که تاکنون انتخاب کرده‌اید را می‌دهد هم برای شما و هم برای تیم شما.
خطرات پنهان بله گفتن همیشگی
نه گفتن کمی سخت است، که به همین خاطر است که بسیاری از ما به جای اینکه به عنوان انتخاب خوب به آن نگاه کنیم یاد گرفته‌ایم از روی عادت بله بگوییم. به مرور زمان، این بله‌های همیشگی و بی احتیاط می‌توانند عواقب بسیاری ترسناکی در پی داشته باشند. شامل:
کاهش بازدهی و انرژی. پربازده بودن چیزی بیش از انجام تنها یک کار است. هدف انجام دادن کاری مهم است. اگر به هر تقاضایی بله بگویید، به دیگران اجازه داده‌اید که برای شما برنامه‌ریزی کنند – به جای اینکه بر اساس آنچه که برای شما واقعاً مهم است برنامه ریزی شود.
شهرت ننگین. یک لحظه صبر کنید. آیا موافقت به انجام هرآنچه دیگران تقاضا میکنند شما را خوب جلوه نمی‌دهد؟ آیا همکارانتان سپاسگزار نبوده، و حضور شما را ضروری نمی‌دانند؟ آیا بخشی از تیم بودن مهم نیست؟ البته. اما اگر به حدی مسئولیت به دوشتان باشد که در آخر منجر به وعده‌های دروغین شود چه؟ آخرین موعد‌ها را از دست داده، کیفیت کار افت پیدا کرده و، به همین سادگی شهرتی که بسیار برای آن زحمت کشیده‌اید تنها در یک کلمه خلاصه می‌شود: غیرقابل اعتماد.
خستگی. برعهده گرفتن کار زیاد برای بسیاری از افراد طاقت فرساست – حتی اگر کاری باشد که برای انجام آن مشتاق هستید. شاید مجبور باشید از وعده‌های غذایی خود بزنید، ساعات خوابتان را کوتاه‌تر کنید و بیخیال ورزش شوید. خیلی زود، از لحاظ ذهنی یا جسمی از پس این همه بله‌ای که گفته‌اید برنخواهید آمد.
چگونه آمادگی نه گفتن را پیدا کنیم
اینکه کی و چگونه در محل کار نه بگویید بستگی به شرایط شما، افراد دخیل در آن و شیوه شخصی شما دارد. اما چند پیشنهاد هست که هم می‌توانید در گفتن آن آمادگی پیدا کنید و هم لحظه‌ای که به آن نیاز دارید آن را بکار بگیرید.
- ببینید چه چیزی از همه مهم‌تر است (برای مثال، 3 تا 5 اولویت برتر شما.)
نه گفتن در واقع شکل دیگری از بله گفتن است – هم به خودتان و هم به چیزهایی که برایتان اهمیت دارد. دوست دارید در نهایت از کارتان چه چیزی نصیبتان شود؟ چه چیزی حتماً باید انجام شود که تیم و شرکت رو به پیشرفت باشد؟ چه چیزی شما را خوشحال می‌کند؟ مشخصاً، این سؤالات آسان نیستند. اما به محض اینکه آنها را پاسخ دادید، تشخیص تقاضاهایی که زمان و انرژی شما را می‌گیرند آسان‌تر خواهد بود.
- از پیش حمایت دیگران را در رابطه با اولویت‌های خود را کسب کنید.
به اشتراک گذاشتن آنچه که برای شما اهمیت دارد با دیگران – و حتی بهتر از آن جلب حمایت آنان برای انتخاب‌هایتان گفتگویی را شکل می‌دهد که در آینده در صورت تقاضاهای ناخواسته بتوانید به آنها رجوع کنید. حداقلش این است که می‌توانید در رابطه با آن چانه بزنید.
برای مثال، اگر رئیس‌تان تقاضایی ناگهانی از شما داشته باشد که مجبور شوید از وقت چیزهایی که برایتان بسیار مهم است بزنید کاری از دستتان برنمی‌آید و قدرت دست شما نیست. اما اگر از قبل این چیزها را برای رئیس خود تعریف کرده و حمایت او را در دنبال کردن آنها داشته باشید چه؟ آن وقت می‌توانید صحبت اخیری که در اینباره با او داشته‌اید را گوشزد کنید، و یادآور شوید که قبول کردن پروژه‌های جدید موجب دست کشیدن از اولویت‌هایی می‌شود که با آنها به توافق رسیده‌اید.
- نه گفتن را در محیط‌های امن تمرین کنید
همانند هر چیز دیگری، نه گفتن احتیاج به تمرین دارد. آن را در موقعیت‌های ساده‌ای بکار ببرید، مثل زمانی که دوستانتان چیزی پیشنهاد میکنند که به نظر شما جالب نیست، یا شخصی سعی دارد چیزی به شما بفروشد که نمی‌خواهید. لازم نیست برخورد بدی داشته باشید. فقط کافیست که صریح و محترمانه پیشنهادشان را رد کنید. برای اینکه بدانید چگونه ادامه مقاله را دنبال کنید.
اما حالا بهتر است بدانید که چگونه آن را بیان کنید.
- 3-1- زمانی که شخصی تقاضایی داشت، تا ده بشمارید یا کمی وقت کشی کنید.
حتی اگر فکر می‌کنید که می‌دانید چگونه پاسخ دهید، باز هم اندکی صبر کنید. این کار از بله گفتن ناخودآگاه شما جلوگیری می‌کند. در عرض 10 ثانیه، هم می‌توانید تقاضایی که از شما شده را ارزیابی کنید و هم واکنش خود را:
- آیا این تقاضا با اولویت‌ها و برنامه شما همخوانی دارد؟ در مورد افراد تیم شما چطور؟ این تقاضا چگونه بر آنها تأثیر خواهد گذاشت؟
- اگر وسوسه شدید که پاسخ بله دهید، به خاطر این است که همخوانی می‌بینید – یا خیلی ساده شاید به این خاطر باشد که نمی‌خواهید نه بگویید؟
- اگر وسوسه شدید که پاسخ نه دهید، چه بازتابی بر وضعیت طرف مقابل یا وضعیت فعلی خود شما می‌تواند داشته باشد؟
اگر تقاضا برای بررسی در 10 ثانیه پیچیده باشد، راه دیگری برای وقت‌کشی هست: “می‌توانم ساعت 3 پاسخ دهم؟” و حتما پاسخ او را دهید، طفره رفتن کار حرفه‌ای نیست.
3-2-نه گفتن را با نشان دادن قدردانی و حمایت خود شروع کنید.
ویلیام یوری، نویسنده و استاد مذاکره، این تاکتیک را “نه مثبت” می‌نامد. این کار به کاهش تنش کمک کرده و احترام شما برای طرف مقابل را نشان می‌دهد. به هر حال، زمانی که شخصی از شما کاری بخواهد، خیلی کم پیش می‌آید که به خاطر این باشد که شما را تنبیه کند، معمولاً به این خاطر است که به شما اعتماد داشته و شایستگی شما را ارج مینهد.
یک سخن دلگرم کننده مثل ” ممنون که پرسیدی” یا “مثل اینکه قضیه خیلی مهم است” شاید چندان به چشم نیاید، اما می‌تواند تأثیر بزرگی بر نحوه قبول کردن نه گفتن شما داشته باشد.
3-3- از لحنی خنثی و قاطع استفاده کنید.
تن صدای شما و متقاعدگری‌تان بسیار مهم است. تن صدای ضعیف و پوزش‌آمیز باز هم به طرف قدرت اصرار کردن را می‌دهد؛ از طرفی دیگر، تن صدای تهاجمی می‌تواند به رابطه شما لطمه وارد کند. بکوشید خنثی و محکم باشد. همچنین حفظ تماس چشمی، حالت بدن خوب و زبان بدن آزاد (دست‌ها در کنار بدن) می‌تواند کمک کننده باشد.
3-4- از واژه‌های خنثی و قطعی مثل “نباید” به جای “نمی‌توانم” استفاده کنید.
در مطالعه شگفت‌انگیزی در رابطه با خودانگیزشی، محققان دریافتند که افرادی که از بیان “من نباید بیخیال ورزش شوم” به جای “من نمی‌توانم بیخیال ورزش شوم” استفاده کرده بودند موفق‌تر بودند (8 نفر از 10 نفری که گفته بودند”نباید بیخیال شوم” به هدف خود رسیده بودند در مقابل 1 نفر از 10 نفری که گفته بودند “نمی‌توانم.”) به نظر منطقی می‌رسد. “نباید” نشانگر ارزشی عمیق است – چیزی که هوشیارانه آن را درونتان انتخاب کرده‌اید – در حالیکه “نمی‌توانم” نشانگر نیروهای خارجیست – چیزی فرای کنترل شما، اما در واقع در کنترل طرف تقاضا کننده – که سد راه شما شده است.
قدرت جمله دوم هر یک از این مثال‌ها را در نظر داشته باشید:
“ممنون بابت دعوت، ولی نمی‌توانم جلسه امروزم را از دست بدهم.”
“ممنون بابت دعوت، ولی نباید جلسه امروزم را از دست بدهم.”
از دیگر سخنان نرم اما قدرتمندی که می‌توانید استفاده کنید ضمایر هستند. برای مثال، استفاده از ضمیر “من” گاهی اوقات خودخواهانه به نظر می‌رسد، در حالیکه “ما” نشان می‌دهد که شما هم همانند طرف تقاضا کننده استانداردهایی دارید:
“موعد قرار برای دیگر پروژه‌هایم است.”
“قرارهایی برای انجام کار داریم.”
3-5- دلیل نه گفتن خود را شرح دهید.
چند دقیقه وقت گذاشتن برای توضیح نه گفتنتان روشن می‌سازد که شخص مقابلتان را رد نکرده‌اید – بلکه تقاضای کار او را رد کرده‌اید، و البته به دلایل موجه. همچنین می‌تواند روزنه‌ای برای راهی خلاقانه برای انجام کار باشد. (شماره 6 در ادامه)
نکته مهم: دلایل سست و مبهم کمک چندانی نخواهند کرد. دلیل واقعی نه گفتن خود را بازگو کنید.
ضعیف:
“سرمان خیلی شلوغ است.”
گزینه بهتر:
“تیم ما سخت مشغول انجام آپگرید برنامه‌ای مهم تا آخر هفته هستند. راهی هست که بتوانیم آن را به بعدها موکول کنیم – مثلاً هفته بعد؟”
3-6- پیشنهاد جایگزین داشته باشید.
در بعضی موارد، شاید نخواهید طرف را به کل رد کنید – اما همیشه می‌توانید مذاکره کنید. این کار می‌تواند جهت مکالمه را تغییر دهد، چراکه حالا این طرف مقابل شماست که در موقعیت ناخوشایند نه گفتن به شماست!
“ممنون که پرسیدی، اما من آخر هفته‌های خود را با خانواده‌ام سپری می‌کنم. می‌توانیم عوض آن در طی هفته کاری برای آن برنامه‌ریزی کنیم؟”
3-7- خونسردی خود را حفظ کنید – مخصوصاً اگر طرف مقابل اینگونه نباشد.
مهم نیست که طرف مقابل چگونه پاسخ می‌دهد، با حوصله و با احترام به او گوش فرا دهید. حفظ کنترل خود بهترین راه برای حفظ کنترل شرایط است. همچنین، درک کنید که حتی اگر با احترام تمام و حرفه‌ای نه گفته‌اید، شخص مقابل ممکن است همچنان ناراحت بوده و نیاز به زمان داشته باشد تا پاسخ شما را بپذیرد. اگر عادت به بله گفتن همیشگی داشته‌اید احتمال رخ دادن چنین مسأله‌ای زیاد است، چزاکه شخص مقابل شگفت‌زده خواهد شد.
یک راه برای حفظ آرامش این است که کف دست خود را نیشگون بگیرید؛ این هیجان ناگهانی در غلبه به واکنش‌های احساسی در برابر شخص تقاضا‌کننده و خشمگین، بسیار کمک کننده خواهد بود. به خودتان یادآور شوید که گاهی اوقات عزت نفس خود بسیار مهم‌تر از جلب رضایت دیگران است.
برگرفته از glassdoor
