معرفی چرخه عمر پروژه
اغراق نیست اگر بگوییم که پشت هر پروژه‌ی موفقی یک مدیر پروژه‌ی موفق ایستاده است. خیلی‌‌ها فکر می‌کنند که تنها وظیفه‌ی مدیر پروژه یادآوری آخرین مهلت انجام پروژه‌ها و برگزاری جلسات بررسی وضعیت پروژه است، حال آنکه وظایف مدیر پروژه به این سادگی‌ها نیست. مدیر پروژه کسی است که باید درک عمیقی از ۵ فاز اصلیمدیریت پروژه داشته باشد و بتواند این فازها را به‌نحو احسن عملیاتی کند. در این مطلب قصد داریم به تشریح ۵ فاز چرخه عمر پروژه بپردازیم و راهکارهایی را جهت افزایش موفقیت در هر فاز خدمت‌تان معرفی کنیم.
طبق تعریف مؤسسه‌ی مدیریت پروژه (PMI)، مدیریت پروژه از ۵ فاز اصلی تشکیل می‌شود که عبارتند از: ادراک و آغاز پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت بر عملکرد و بستن پروژه. PMI در سال ۱۹۶۹ تأسیس شد. این مؤسسه بزرگ‌ترین انجمن غیرانتفاعیِ مختص حرفه‌ی مدیریت پروژه است که در زمینه‌ی استانداردسازی مدیریت پروژه، برنامه و بدره (پورتفولیو) و نیز آموزش و اعطای گواهینامه فعالیت دارد. عالی‌ترین گواهینامه‌ی این مؤسسه گواهینامه‌ی حرفه‌ای مدیریت پروژه (PMP) است. علاوه‌بر این گواهینامه، ۷ گواهینامه‌ی دیگر نیز درخصوص انواع مختلف مدیریت پروژه از سوی این مؤسسه اعطا می‌شود.
به‌منظور استانداردسازی مفاهیم و اقدامات مرتبط با مدیریت پروژه، تیمی بالغ بر بیش از ۸۰ عضو PMI کتابی با عنوان «کتاب دانش مدیریت پروژه» منتشر کردند. این کتاب که به‌اختصار «پِم‌باک» (PMBOK) نیز نامیده می‌شود، تاکنون ۵ بار ویرایش و به‌روزرسانی شده است و به توصیف اساسی‌ترین اقداماتی می‌پردازد که در کشورهای مختلف به‌جهت تحقق مطلوب‌ترین نتایج ممکن کاربرد دارند. کتاب نام‌برده از فرایندی استانداردشده سخن می‌گوید که روی بسیاری از پروژه‌ها، فارغ از تفاوت‌هایی که هر پروژه با پروژه‌ی دیگر دارد، قابل اِعمال است. از مدیران پروژه‌ی دارنده‌ی گواهینامه‌ی PMP انتظار می‌رود که بتوانند فازها و راهکارهایی را که در این کتاب بیان شده‌اند، برحسب نیازهای منحصربه‌فرد پروژههای در دست انجام به‌کار ببندند.
چرخه عمر پروژه چیست؟
وقتی قرار باشد از فازهای مدیریت پروژه صحبت کنیم، اشاره به چرخه عمر پروژه اجتناب‌ناپذیر است. چرخه عمر پروژه از مجموعه‌ی فازهای پروژه تشکیل می‌شود. این فازها، همان‌طور که پیشتر نیز ذکر شد، باید متناسب با نیازهای پروژه‌ی در دست انجام سامان‌دهی شوند. طبق آموزه‌های کتاب دانش مدیریت پروژه، موارد زیر باید در عوامل سازنده‌ی چرخه مدیریت پروژه به‌روشنی تعریف شوند:
- کاری که باید به انجام برسد، چیست؟
- درنتیجه‌ی پروژه چه خروجی‌هایی باید تولید و بررسی شوند؟
- چه کسانی باید در پیشبرد پروژه همکاری کنند؟
- هریک از فازها چکونه باید کنترل و تأیید شوند؟
تعیین این عوامل نشان‌دهنده‌ی نقطه‌ی آغاز تا پایان یک پروژه است. این روند باعث ایجاد فرایندی سیستماتیک، زمان‌مند و کنترل‌شده می‌شود که به سود ذی‌نفعان پروژه خواهد بود و به مدیران پروژه نیز در تشخیص به‌هنگام پیش‌نیازهای ورود به هر فاز کمک می‌کند.
۵ فاز مدیریت پروژه
طبق تعریف مؤسسه‌ی مدیریت پروژه، «مدیریت پروژه یعنی به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزار و تکنیک‌های مدیریت پروژه در طیف گسترده‌ای از فعالیت‌ها، به‌گونه‌ای که نیازهای خاص هر پروژه محقق شود.» همان‌طور که پیشتر نیز اشاره شد، مدیریت پروژه از ۵ فاز تشکیل می‌شود و درصورتی‌که چرخه عمر پروژه تصویر واضحی از نقطه‌ی آغاز تا پایان پروژه به‌دست بدهد، این فازها بهمنزلهی نقشه‌ی راه و مسیر دستیابی به نتیجه‌ی مطلوب خواهند بود.
فاز اول: آغاز پروژه
فاز اول نقطه‌ی استارت پروژه است و معمولا با طرح یک مورد تجاری کلید می‌خورد. در این فاز، پروژه در سطحی کلی تعریف می‌شود. فاز اول زمانی است که باید امکان‌پذیری مورد مطرح‌شده را بررسی کنید و درباره‌ی تقبل یا عدم تقبل پروژه تصمیم بگیرید. چنانچه تست امکان‌سنجی لازم باشد، در همین مرحله از پروژه باید انجام شود.
ذی‌نفعان اصلی باید بکوشند تا به تصمیم‌گیری درمورد تقبل یا عدم تقبل پروژه کمک کنند. اگر پروژه‌ی مطرح‌شده موفق به دریافت چراغ سبز شد، باید یک منشور پروژه یا سند آغاز پروژه (PDI) تهیه شود. این منشور یا سند، اهداف و شرایط لازم پروژه را به‌شکلی اجمالی در دسترس قرار می‌دهد و باید دربردارنده‌ی نیازهای کسب‌وکار، ذی‌نفعان و مورد تجاری باشد. البته، سند آغاز پروژه یا همان PDI در قالب فرم‌های از پیش آماده به‌صورت آنلاین نیز قابل دریافت است. توجه داشته باشید که در تهیه‌ی PDI زیاد درگیر الزامات فنی نشوید و چنین ریزه‌کاری‌هایی را به فاز دوم موکول کنید.
فاز دوم: برنامه‌ریزی پروژه
فاز دوم که نقش بسزایی در موفقیت مدیریت پروژه ایفا می‌کند، بر ایجاد نقشه‌ی راه تأکید دارد، یعنی نقشه‌ای که باید تا انتهای مسیر انجام پروژه دنبال شود. این فاز معمولا با تعیین اهداف آغاز می‌شود. روش‌های هدف‌گذاری عبارتند از:
۱. هدف‌گذاری به روش اِسمارت (SMART)
با روش اسمارت می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمامی اهداف به‌دقت بررسی خواهند شد. این روش همچنین کمک می‌کند تا به درک عمیق‌تری از فرایند تعیین هدف برسید. اهدافی که به این روش تعیین می‌شوند، باید از ویژگی‌های زیر برخوردار باشند:
- مشخص: برای اینکه به اهداف مشخص برسید، باید به این پرسش‌ها پاسخ بدهید: چه هدفی؟ چه کسی یا کسانی؟ چه زمانی؟ و به چه منظوری؛
- قابل سنجش: معیاری را در نظر بگیرید که در سنجش میزان موفقیت هریک از اهداف کاربرد داشته باشد؛
- دست‌یافتنی: مهم‌ترین اهدافی را که به‌دنبال‌شان هستید، شناسایی کنید و ببینید چگونه می‌توانید این اهداف را تحقق ببخشید؛
- واقع‌گرایانه: باید جهت دستیابی به اهداف تعیین‌شده علاقه‌مند و نیز از توانایی لازم برخوردار باشید؛
- زمان‌مند: برای دستیابی به اهداف‌تان یک بازه‌ی زمانی تعیین کنید.
۲. هدف‌گذاری به روش کلییِر (CLEAR)
روش کلییِر نسبت به روش اِسمارت جدیدتر است و شرایط سرعتی کسب‌وکارهای امروزی را نیز مدنظر قرار می‌دهد. ویژگی‌های این روش عبارتند از:
- مشارکتی: اهداف باید به‌گونه‌ای باشند که کارمندان به همکاری با یکدیگر تشویق شوند؛
- محدود: اهداف باید از لحاظ گستردگی و زمان محدود شوند تا قابل مدیریت باشند؛
- احساسی: اهداف باید به‌گونه‌ای باشند که اشتیاق و علاقه‌ی کارمندان تحریک شود. درواقع، عاملان اجرای پروژه باید بتوانند با اهداف تعیین‌شده ارتباط احساسی برقرار کنند. به‌این‌ترتیب، کیفیت کار انجام‌شده نیز بالاتر می‌رود؛
- محسوس: اهداف بزرگ‌تر باید به اهداف کوچک‌تر تقسیم شوند تا سریع‌تر قابل تحقق باشند؛
- انعطاف‌پذیر: اهداف باید در مواجهه با موقعیت‌های پیش‌بینی‌نشده انعطاف‌پذیر و قابل اصلاح باشند.
در طول این فاز، باید گستره‌ی پروژه را تعریف کنید و در فکر تدوین طرح مدیریت پروژه باشید. برآورد هزینه‌ها، کیفیت، منابع موجود و بازه‌ی زمانی واقع‌گرایانه ازجمله مواردی به‌شمار می‌روند که باید در این فاز بررسی شوند. طرح پروژه همچنین باید دربرگیرنده‌ی مواردی همچون تعیین خطوط مبنا یا معیارهای عملکرد باشد. این موارد باید برحسب گستره، برنامه‌ی زمانی و هزینه‌‌ی پروژه معین شوند. دقت داشته باشید که خط مبنا جهت تشخیص انحراف پروژه از مسیر اصلی الزامی است.
در این فاز از پروژه، باید نقش‌ها و مسئولیت‌ها را به‌روشنی تعریف کنید تا هریک از عوامل اجرا بدانند که چه وظایفی برعهده خواهند داشت. برخی از مدارکی که مدیر پروژه باید در این فاز تدارک ببیند تا از انحراف پروژه جلوگیری شود عبارتند از:
- بیانیه‌ی گستره‌ی پروژه: این بیانیه سندی است که به تعریف نیازهای کسب‌وکار، منافع انجام پروژه، اهداف، تحویل‌دادنی‌ها و موعدهای کلیدی اختصاص دارد. بیانیه‌ی گستره‌ی پروژه می‌تواند در طول انجام پروژه تغییر کند، اما هرگونه تغییراتی فقط باید با تأیید مدیر و حامی پروژه اِعمال شود؛
- ساختار شکست کار (WBS): در این ساختار، گستره‌ی پروژه به‌شکلی بصری به قسمت‌های کنترل‌پذیرتر تجزیه می‌شود. در زمان ایجاد ساختار شکست کار دقت داشته باشید که بسته‌های کاری از ۱۰ روز طولانی‌تر نشوند؛
- موعدها: اهداف سطح بالایی را که باید در طول پروژه محقق شوند، شناسایی و در نمودار گانت وارد کنید؛
- نمودار گانت: این نمودار یک جدول زمانی بصری است که امکان برنامه‌ریزی درمورد وظایف لازم را فراهم می‌کند و تصویری کلی از محدوده‌ی زمانی پروژه به‌دست می‌دهد. بهتر است دیدگاه اعضای تیم را نیز درمورد وظایف محول‌شده جویا شوید؛
- طرح ارتباطی: این طرح، به‌ویژه اگر پروژه شامل ذی‌نفعان خارجی باشد، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. درمورد مسیرهای ارتباطی و شیوه‌های پیام‌رسانی تصمیم‌گیری کنید. همچنین لازم است با نظر به هرآنچه باید در موعدهای مقرر تحویل داده شود، یک برنامه‌ی زمانی به‌منظور تعیین اوقات ارتباط‌گیری با اعضای تیم تهیه کنید؛
- طرح مدیریت ریسک: باید تمامی ریسک‌های قابل پیش‌بینی را شناسایی کنید. شایع‌ترین ریسک‌ها در زمینه‌ی مدیریت پروژه عبارتند از: تخمین‌های زمانی و هزینه‌ای غیرواقعی، چرخه‌ی بازنگری مشتری، کمبود بودجه، تغییر نیازها و نیروهای غیرمتعهد.
فاز سوم: اجرای پروژه
در فاز سوم، تحویل‌دادنی‌های پروژه به مرحله‌ی اجرا و تکمیل درمی‌آیند. این فاز زمان انجام اقدامات بسیاری ازجمله گزارش وضعیت و جلسات، روزآمدسازی سیر تکاملی پروژه و گزارش‌های عملکرد است و هرآنچه در این فاز انجام می‌گیرد، درواقع بهمنزلهی گوشتی است که بر اسکلت پروژه کشیده می‌شود. جلسه‌ی آغاز عملیات پروژه معمولا نشان‌دهنده‌ی فاز اجرای پروژه است. در این جلسه‌ی به‌خصوص، تمامی اعضای تیم از مسئولیت‌های خود آگاه خواهند شد.
اقداماتی که باید در این فاز انجام بگیرند، عبارتند از:
- توسعه‌ی تیم پروژه؛
- تخصیص منابع؛
- اجرای طرح‌های مدیریت پروژه؛
- مدیریت تدارکات، البته درصورت لزوم؛
- هدایت و مدیریت اجرای پروژه توسط مدیر پروژه؛
- راه‌اندازی سیستم‌های ردیابی؛
- اجرای وظایف محول‌شده؛
- برگزاری جلسات بررسی وضعیت پروژه؛
- روزآمدسازی برنامه‌ی زمانی؛
- اصلاح طرح‌های پروژه، البته درصورت نیاز.
این فاز و فاز نظارت بر اجرای پروژه (اگرچه این فاز شرایط خاص خودش را می‌طلبد) معمولا هم‌زمان انجام می‌شوند. همچنین با استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه‌ی مبتنی بر رایانش ابری می‌توانید این امکان را به اعضای تیم بدهید که وضعیت انجام وظایف‌شان را در زمان واقعی به‌روز کنند.
فاز چهارم: نظارت بر عملکرد پروژه
فاز چهارم به ارزیابی سطح پیشرفت پروژه، نظارت بر عملکرد و نیز اطمینان از هم‌راستایی اقدامات در حال انجام با طرح مدیریت پروژه اختصاص دارد. مدیران پروژه می‌توانند با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) به عدم انحراف پروژه از مسیر تعیین‌شده پی ببرند. معمولا ۲ تا ۵ مورد از این شاخص‌ها جهت ارزیابی عملکرد پروژه تحت بررسی قرار می‌گیرند:
- اهداف پروژه: ارزیابی اینکه آیا پروژه‌ی در دست انجام طبق برنامه‌ی زمانی و بودجه‌ی تعیین‌شده درحال اجراست، نشان می‌دهد که آیا اهداف ذی‌نفعان تأمین خواهد شد یا خیر؛
- کیفیت تحویل‌دادنی‌ها: این شاخص تعیین می‌کند که دستاوردهای پروژه با چه کیفیتی حاصل شده‌اند؛
- ردیابی اقدامات و هزینه‌ها: مدیر پروژه با نظارت بر اقدامات و هزینه‌ها می‌کوشد تا مبادا پروژه با کمبود بودجه مواجه شود. در این ردیابی همچنین مشخص خواهد شد که آیا اگر پروژه‌ی در دست انجام با همین روند عملکردی پیش برود، در موعد مقرر تکمیل خواهد شد یا خیر؛
- عملکرد پروژه: این شاخص در مورد نظارت بر تغییراتی است که در پروژه رخ می‌دهند. مواردی همچون میزان و انواع مسائلی که حین اجرای پروژه بروز می‌کنند (موانع پیش‌بینی‌نشده یا هرگونه تغییراتی در گستره‌ی پروژه) و نیز مدت زمانی که طول می‌کشد تا کنترل یا برطرف شوند، در این شاخص لحاظ خواهند شد.
در این فاز شاید مدیران پروژه صلاح ببینند که در برنامه‌ی زمانی یا منابع پروژه تغییراتی بدهند تا پروژه در مسیر مورد‌انتظار پیش برود. دیگر اینکه مورد تجاری باید در انتهای هریک از فازها بازنگری شود و طرح پروژه نیز درصورت نیاز مطابق تغییرات اصلاح شود.
فاز پنجم: بستن پروژه
فاز پنجم نشان‌دهنده‌ی تکمیل پروژه است. در این فاز، مدت همکاری پیمانکاران قراردادی (کسانی که صرفا جهت همکاری پروژه‌ای و نه همکاری دائمی استخدام شده بودند) به پایان می‌رسد و اعضای کوشا و ارزشمند تیم قابل شناسایی خواهند بود. برخی از مدیران پروژه یک رویداد کاری کوچک‌مقیاس ترتیب می‌دهند تا از همکاران پروژه تقدیر و تشکر شود. گاهی نیز مدیران پروژه جلسه‌ای با عنوان جلسه‌ی پس از واقعه برگزار می‌کنند تا از نقاط قوت و ضعف پروژه صحبت شود. این جلسه به اعضای تیم کمک می‌کند تا از تجربه‌ی پروژه‌ی انجام‌شده درس بگیرند و در پروژههای آینده موفق‌تر عمل کنند.
وقتی پروژه‌ای به اتمام می‌رسد، مدیر پروژه هنوز باید به چند وظیفه‌ی دیگر رسیدگی کند. یکی از این وظایف، تهیه‌ی فهرست وارسی است، یعنی فهرستی از مواردی که در طول پروژه تکمیل نشدند و باید با همکاری اعضای تیم به سرانجام برسند. مدیر پروژه همچنین باید ضمن تهیه‌ی گزارش نهایی پروژه نسبت به جمع‌آوری تمامی اسناد پروژه و بایگانی آنها اقدام کند. در طول چرخه عمر پروژه می‌توانید با استفاده از نرم‌افزارهای مخصوصی که مبتنی بر رایانش ابری طراحی شده‌اند، تمامی اسناد موردنیاز را به‌آسانی در یک محل مشخص ذخیره و بایگانی کنید.
برگرفته از smartsheet
