برای خیلی از شما پیش آمده است که قرار کاری با یک شرکتی در کشوری خارجی داشته اید. آیا راه و رسم معاشرت با آنها را به خوبی می دانستید؟ اگر قرار باشد به مذاکره با یک شرکت خارجی بپردازید، چگونه رفتار می کنید؟ چه لباسی می پوشید؟ با دکتر سلام همراه باشید با موضوع آداب معاشرت با خارجی ها.
مهندس آرمان ولیان
مدرس و سخنران آداب و معاشرت
آداب معاشرت در تجارت در جوامع بین‌المللی در کنار ارج‌نهادن به ارزش‌های ملی هر کشور و احترام متقابل به فرهنگ‌ها و آداب و رسوم ملل دیگر، به این دلیل که به نوعی زبان مشترک جهانی تبدیل شده، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. آشنايى با روحيات ملل و زبان بدن از مشخصات و مكمل‌هاى بارز آداب معاشرت در تجارت بین‌الملل است. مهندس آرمان ولیان، مدرس و سخنران آداب و معاشرت، پس از سال‌ها مطالعه و تحقیق دربارة رفتارهای اجتماعی و عوامل موفقیت مديران ارشد و بازرگانان طراز اول جهان به تدوین مجموعه‌ای از «آداب معاشرت در تجارت بين‌الملل» در زمینه‌های مختلف پرداخته است که در این صفحات به این موضوع مهم پرداخته‌ایم.
باید و نبایدهای آداب و معاشرت در تجارت بین‌الملل
در جهان تجارت آداب و معاشرت نقشی مهم را ایفا می‌کند. احساس ارزشمندبودن به طرف مقابل، می‌تواند شروع خوبی برای یک مذاکره خوب و ماندگار در ذهن طرف مقابل باشد. مسیرهای آداب و معاشرت به‌صورت زنجیروار به‌هم متصل‌اند، درنتیجه اشتباه‌کردن در یکی از این مراحل برابر است با ازبین‌بردن برنامه‌ها و قراردادهای رسمی که می‌خواهد صورت بگیرد. ازجمله فواید آشنايی با آداب تجاری آن است که بتوانید به‌عنوان مدیری با رفتارهای شایسته، آموزش‌دیده و دارای مهارت در اجتماع حاضر شوید. اندکی رعایت آداب و معاشرت اجتماعی می‌تواند بازده شگرفی در جهان تجارت داشته باشد. در جهان تجارت نمی‌توان بر هیچ عاملی به اندازه رعایت بهینه آداب و رسوم فرهنگ‌ها تاکید کرد.
هیچ‌چیز به اندازه توانمندی یک فرد در برقراری ارتباط با دیگران، استعداد در جذب مشتری، رفتار مطبوع به‌نحوی‌که بتواند همه افرادی را که با او در تماس هستند تحت تاثیر قرار دهد. همه این موارد، دستیابی فرد به موفقیت را سرعت بخشد. اگرچه این عبارات حدود یک دهه پیش تعیین شده است، اما هنوز هم رعایت رفتار متناسب در جهان تجارت یکی از مهم‌ترین عوامل در دستیابی به موفقیت‌های تجاری است. درواقع، هرچه بیشتر در یک مذاکره شنونده باشید بیشتر به‌عنوان فردی خوش‌صحبت شناخته می‌شوید. حتی اگر در تمام طول مدت مذاکره طرف مقابل شما تنها فردی باشد که در طول مدت ملاقات شما مشغول صحبت بوده است. دراین‌صورت، او بیشتر تمایل دارد تا از شما به‌عنوان فردی خوشرو یاد کند. رعایت نکاتی همچون شیوه معرفی بهینه و توانمندی پیگیری یک گفتمان متناسب تنها بخش اندکی از آداب و رسوم تجاری را دربر می‌گیرند. بهترین کار آن است که برای تمامی روابط اجتماعی خود از آداب بهینه حضور فیزیکی متناسب با شرایط و آداب صحیح پذیرايی در هر موقعیتی نیز آگاه باشید.
آداب مربوط به محیط کار
رعایت آداب مربوط به محیط کار بسیار اهمیت دارد، زیرا بیشتر رفتارها، گفتارها و کردارهایی که در محیط‌های شخصی و دوستانه قابل‌پذیرش و مرسوم است می‌توانند در مجامع کاری و بین‌المللی کاملا مردود باشند. علاوه‌براین، توانایی و قابلیت کاری و تخصصی شما، به هر میزان هم که چشمگیر و ارزشمند باشند، تا زمانی که از لحاظ رعایت اصول و آداب معاشرت توانمند نباشید، هرگز نمی‌توانید معرف خوبی برای سازمان و مجموعه کاری خود بوده و به مراتب بالاتر و سمت‌های مدیریتی راه یابید. ازاین‌رو، باید در رعایت این موارد دقت و توجه کافی را داشته باشید. این آداب شامل دو بخش آداب معاشرت اجتماعی و آداب معاشرت در تجارت بین‌الملل است.
آداب معاشرت اجتماعی
آداب معاشرت اجتماعی مجموعه‌ای از مقررات، قواعد و اصول پذیرفته‌شده‌ای است که نحوه ارتباطات و تعاملات اجتماعی انسان‌ها را با یکدیگر در جوامع مختلف (به‌صورت درون‌مرزی و برون‌مرزی) بررسی قرار می‌کند. رعایت این اصول در جوامع بین‌الملل، در کنار ارج‌نهادن به ارزش‌های ملی هر کشور، به این دلیل که نوعی زبان مشترک جهانی محسوب می‌شوند، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
آداب معاشرت در تجارت بین‌الملل
این آداب باید در مرحله بعد از آداب معاشرت اجتماعی قرار گیرد. لزوم یادگیری این آداب یادگیری آداب معاشرت اجتماعی است.
برخورد اول و اهمیت آن
برخورد اول می‌تواند کلید طلایی برای ادامه راه باشد. مهم‌ترین عامل در این زنجیره مهم، رعایت آداب معاشرت در برخورد است. هیچ‌گاه شانس اول را در این کار از دست ندهید و بدانید به‌دست‌آوردن شانس دوم بسیار سخت و گاهی اوقات برگشت‌ناپذیر است.
آداب دست‌دادن با خارجی‌ها
دست دادن اثرات شگفت‌انگیزی دارد و نمونه‌ای از ایجاد ارتباطات موثر فردی به حساب می‌آید. در فرهنگ‌های مختلف، آداب دست‌دادن متفاوت است ولی بعضی نکات مشترک وجود دارد که لازم است مدیران نسبت به آنها آگاهی داشته باشند. رعایت این نکات باعث می‌شود تا به‌عنوان مدیری حرفه‌ای با آداب معاشرت بالا و شخصیتی محترم شناخته شوید و دیگران خود را ملزم به رعایت احترام نسبت به شما کنند. شاید دست‌دادن امری ساده و بدیهی به نظر بیاید، اما همین کار، که از دید خیلی‌ها ساده به نظر می‌رسد، آداب خاص خود را دارد. سه قانون اصلی دست‌دادن را می‌توان اولویت سن، مقام و ارتباط چشمی دانست.
ارسال پیام با دست‌دادن
این موضوع از نظر علمی ثابت شده است که نحوه دست‌دادن نشانه ادب ذاتی و اکتسابی افراد است. هنگامی که دست می‌دهید سعی کنید تا مدت کوتاهی دست طرف مقابل را لمس نمایید تا اشتیاق و محبت شما به قلب مخاطب راه پیدا کند.
دست‌دادن در اولین برخورد
دست‌دادن در اولین برخورد باید کوتاه و مفید باشد. سعی کنید همیشه با حالت شاداب و سرزنده به دیگران دست بدهید و درهمه‌حال مدیری خنده‌رو باشید. افرادی که بی‌حال و سست دست می‌دهند، حامل پیام بی‌تفاوتی هستند که مخاطب این حس را به‌خوبی درک می‌کند.
کف دست را بفشارید
افرادی که با نوک انگشتان‌شان دست می‌دهند معمولا افرادی مغرور یا وسواسی‌اند. آنها شاید در هنگام دست‌دادن پیام بی‌تفاوتی را به مخاطب مخابره کنند ضمن اینکه از دید روان‌شناسان این نوع دست‌دادن نشانه عدم اعتماد به نفس نیز می‌تواند باشد. توجه داشته باشید که اگر کف دست شما زیاد عرق می‌کند حتما در ملاقات‌های مهم پیش از دست‌دادن آن را خشک کنید معمولا دست عرق‌کرده نشانه دلهره و نوعی هیجان غیرعادی است. گاهی اوقات، دست‌دادن با دست خیس و عرق‌کرده سبب می‌شود تا در طرف مقابل تنفر به وجود آید.
فاصله را رعایت کنید
این فاصله نسبت به قد افراد متفاوت است و باید به اندازه‌ای باشد که شما مجبور به نگاه‌کردن به چشمان طرف مقابل از زاویه‌ای تند نشوید و در کمال رعایت ادب طرف مقابل را جذب کنید.
ارتباط چشمی فراموش نشود
ارتباط چشمی هنگام دست‌دادن بسیار مهم و اثرگذار است. به چشمان طرف مقابل نگاه کنید و تبسم بر لب داشته باشید. در مواردی که دست‌دادن شما بر روی سن است بسیار محتاط عمل کنید.
رنگ لباس مهم است
انتخاب لباس مناسب برای موقعیت‌های تجاری متفاوت اهمیت بسیار زیادی دارد. در این مورد، باید توجه و دقت کافی را داشته باشید. در جلسات مهم کاری، لزوم پوشیدن کت و شلوار با رنگ تیره مناسب است تا رسمی به نظر برسید.
برچسب روی آستین کت را جدا کنید
این مورد در محافل کاری بسیار اتفاق می‌افتد. مدیران باید توجه داشته باشند که برچسب‌ها فقط برای فروش کت‌ها در فروشگاه‌ها زده می‌شوند و باید پس از خرید از کت جدا شود.
اهمیت سایز کت و شلوار
نباید سایز کت و شلوارتان زیاد بزرگ باشد. سرشانه‌های کت باید جذب شانه‌ها باشد نه بزرگ‌تر از شانه‌ها. از خیاط بخواهید که قد آستین کت تا مچ باشد نه تا شست دست. از او بخواهید که شلوارتان زیاد گشاد و بلند نباشد که زیر پاشنه پایتان برود. حتما آستین کت را چک کنید. آستین کت‌ها نباید تا سر انگشتان دست بیاید، آستین لباس باید از کت بیرون بزند تا یک کادربندی مناسب بین لباس و کت برقرار شود. جیب‌های کت را اگر دارای دوخت هستند هرگز باز نکنید. جیب‌ها را زیاد پر نکنید. اگر می‌خواهید جیب کت‌تان کمی پف داشته باشد باید از دستمالی مربع‌شکل استفاده کنید. کمربند مشکی با لباس سفیدرنگ و شلوار کلاسیک همخوانی دارد. کمربند مشکی تنها کمربندی است که همه آقایان باید داشته باشند. کت‌های دو دکمه بخرید. این نوع کت شما را لاغرتر نشان می‌دهد و پیراهن و کراوات‌تان هم بهتر به نظر می‌رسد.
کفش‌ها حرف می‌زنند
اینکه می‌گویند رنگ و مدل کفش‌ها حرف می‌زنند، احتمالا درست است. اما چیزی که قطعا صحت دارد، تاثیر تمیز و مرتب بودن شان است. مهم نیست کفش‌تان نو است یا کهنه، مهم این است که با یک واکس ساده اما تمیز به ظاهرش رسیدگی کنید. کفش‌هایی بپوشید که درعین تمیزی، در آنها احساس راحتی داشته باشید، به‌خصوص خانم‌ها. نباید این‌طور به نظر برسد که کفش‌تان مانع راه رفتن‌تان می‌شود. کفش‌های پاشنه‌بلند به شرطی که سروصدای زیادی راه نیندازند و قدتان را متناسب جلوه دهند، گزینه‌های خوبی هستند. البته این موارد باز هم به شغلی که دارید، بستگی دارد.
رنگ تیره یا روشن؟
تا امروز همیشه گفته‌ایم رنگ‌های شاد و تند تاثیر ویژه‌ای در روحیه شما دارند، پس آنها را انتخاب کنید، اما امروز و در این موقعیت استثنایی می‌گوییم این جمله را برای مدت چند ساعت جلسه فراموش کنید. متاسفانه هر جای دنیا که بروید رنگ‌های تیره نماد جدیت‌اند و در مراسم مهم از این رنگ‌ها استفاده می‌کنند. حالا هر مراسمی که می‌خواهد باشد، فرقی نمی‌کند. مهم این است که با انتخاب لباس تیره احترام خودتان و میزان جدی‌گرفتن مراسم را اعلام کرده‌اید. برای قرارهای کاری هم سراغ رنگ‌های تیره یا نسبتا تیره بروید. به رنگ پوست تان توجه داشته باشید. اگر پوست‌تان زیاد روشن نیست سراغ رنگ‌هایی بروید که به‌اصطلاح رنگ‌تان را باز می‌کند و برعکس. با پوشیدن رنگی مناسب، پوست‌تان را از سفیدبودن در بیاورید. برای کت و شلوارهای طوسی از پیراهن‌های سفید یا مشکی کمک بگیرید و تا جایی که ممکن است سراغ صورتی نروید. از پیراهن‌های آبی روشن هم می‌توانید برای تحت‌تاثیر قراردادن بیننده استفاده کنید.
هماهنگی کفش و جوراب را در نظر بگیرید
جوراب در یک فرم رسمی باید بلند و کلاسیک با رنگ تیره باشد. جوراب‌های سفید برای ورزش مناسب‌اند. بنابراین از یک جوراب بلند مشکی در جلسات اداری استفاده کنید. هماهنگی بین کفش و جوراب بسیار ضروری است.
آداب کارت ویزیت‌دادن به چه صورت است؟
دادن کارت ویزیت هم آداب خاص خودش را دارد. مدیران حرفه‌ای این را باید بدانند که کارت‌دادن با میزبان است و باید بعد از آشنایی اولیه دو طرف در ۵ دقیقه اول، به طرف دوم داده شود. روش دادن کارت ویزیت باید به نحوی باشد که طرف مقابل ناراحت نشود. از کارهای آکروباتیک بپرهیزید و کارت را مودبانه پیشکش کنید تا طرف مقابل گیج نشود. بهترین روش، گرفتن کف دست بر زیر کارت است.
اولین قدم بعد از گرفتن کارت
ابتدا اسم و فامیل را به‌طور کامل بخوانید تا در تلفظ آن اشتباه نکنید. بعد کارت را به سمت مخاطب گرفته تا راحت بتواند آن را بخواند. این نکته را بدانید که کارت ویزیت برای هر فرد بسیار مهم است؛ چون برای تک‌تک کلمه‌های آن وقت گذاشته است. اگر کارت را از مدیر دیگری دریافت کردید، آن را درون جاکارتی قرار دهید تا احترامی دوچندان به آن طرف گذاشته باشید. اگر جاکارتی رسمی ندارید، می‌توانید یک آلبوم برای جمع‌آوری کارت‌ها در نظر بگیرید. همیشه سعی کنید کارت را مانند یک تکه طلا ببینید تا به پول تبدیل شود.
رنگ‌ها و طرح‌ها در کارت ویزیت
رنگ، جنس و طرح کارت ویزیت برای یک مدیر بسیار مهم است. بعضی از مدیران فکر می‌کنند هرچه کارت ویزیت خوش‌آب‌و‌رنگ‌تر و جنس صف‌تری داشته باشد، بهتر است. اما باید بگوییم که سخت در اشتباه‌اند. کارت ویزیت برای یک مدیر باید بسیار ساده و از جنس کتان سفید باشد. این کارت‌ها بسیار کاربردی و برای هر سلیقه‌ای آشناست و افراد به‌راحتی آن را می‌پذیرند.
راز و رمزهای یک مدیر حرفه‌ای
مدیرها انسان‌های خنثی نیستند بلکه می‌توانند با به‌کاربردن آداب صحیح مدیریت به بهترین نحو کار کنند و در ذهن افراد به‌خوبی باقی بمانند. مدیرهای جذاب مدیرهایی هستند که هم دافعه و هم جاذبه خوبی دارند. هنر یک مدیر موفق، دادن حس ارزشمندبودن به طرف مقابل است. با رئیس‌بازی درآوردن هیچ کاری پیش نمی‌رود. خوش‌قولی عامل بعدی برای یک مدیر موفق است. مدیرهای موفق باید از این سه کلمه جادویی «لطفا، متاسفم و متشکرم» به‌خوبی در گفت‌و‌گوهای روزمره خود استفاده کنند.
فرهنگ‌ها را بشناسیم و بیاموزیم
به پیشینه فرهنگی خودمان افتخار کنیم و برای حفظ آن بکوشیم. اما بهتر است سعی کنیم با فرهنگ هر کشور ابتدا آشنا شویم. مدیران امروز باید فرهنگ کشورهای مختلف را بشناسند تا بتواند در تجارت بین‌الملل موفق شوند. متاسفانه در کشور ما، هزینه‌ای برای آموزش درنظر گرفته نمی‌شود. پس سعی کنیم مدیرانی آموزش‌دیده و با یک تخصص واحد باشیم.
ایده آل
