روش برگزاری جلسات کاری با بهره وری بیشتر
اگر هر کسی از این ترفند استفاده کند، جلسات کمتری برگزار کرده و کمتر از قبل وقت خود را هدر خواهد داد.
اولین چیزی که همیشه قبل از هر جلسه انجام میدهم، محاسبه‌ی هزینه‌ی آن جلسه است. اگر جلسه یک ساعته است، حقوق یک ساعت تمام کسانی که قرار است شرکت کنند را با هم جمع کنید. میتوانید با تقسیم حقوق ماهیانه افراد بر تعداد کل ساعت کاری وی در ماه، به این عدد برسید. فرض میکنیم هزینه ی برگزاری جلسه ۵۰۰ هزار تومان است. پس وظیفه‌ی من بعنوان کسی که جلسه را برگزار میکند اینست که حداقل به اندازه‌ی پانصد هزار تومان در این جلسه، ارزش ایجاد کنم.
این کار فواید بسیاری دارد. شما را مجبور میکند لیست شرکت کنندگان را کوچک کنید، چرا که هرچه هزینه‌ی جلسه بیشتر باشد، خلق ارزش مشکل‌تر خواهد شد. اما مهمترین امتیاز این ترفند اینست که شما را مجبور میکند قبل از برگزاری جلسه به این فکر کنید که: “چه اتفاقی باید بیفتد تا به اندازه ۵۰۰ هزار تومان ارزش ایجاد شود؟” و سپس مستندات را برای جلسه آماده می‌کنید تا مطمئن شوید به این هدف می‌رسید.
در اینجا قدم‌هایی را برای رسیدن به اهداف جلسه بررسی میکنیم:
- یک نفر را مسئول یادداشت‌برداری کنید. معمولا آن شخص نباید شما باشید چراکه مدیریت جلسه توجه زیادی را می‌طلبد و زمان برای یادداشت برداری ندارید. اما اگر مجبور هستید این کار را بکنید.
- همیشه هدف جلسه را در طول مدت برگزاری آن مد نظر داشته باشید و در ابتدا به شرکت کنندگان اهداف را اعلام کنید.
- تمرکز مباحث را روی موضوع اصلی و در راستای هدف جلسه حفظ کنید. گاهی این یعنی حرف افراد را قطع کنید و یا از افرادی که صحبت نمی‌کنند سوال پرسیده و نظرخواهی کنید.
- افراد را از زمان و هدف مطلع کنید. “بسیار خوب، ۳۰ دقیقه زمان باقی مانده و باید روی راه حلی برای فلان مشکل به توافق برسیم.”
- از ۵ دقیقه قبل از اتمام جلسه شروع به جمع بندی کنید.
- جمع بندی باید با خلاصه کردن محتوای جلسه از طریق تکرار هدف اصلی و راه حل کسب شده (یا پیشرفت حاصل شده یا وضعیت پروژه یا …)، باشد.
- گامهای بعدی و تاریخ انجام آنها را شناسایی کنید. “گامهای بعدی x و y هستند. آقای عظیمی باید x را تا یک روز آینده و آقای امیری باید y را تا دو روز آینده انجام دهند.”
- یادداشت های جلسه را ساماندهی کنید. روی نکات مهم تاکید کرده و آنها را هایلایت کنید. سپس یک نسخه از محتوای جلسه را برای همه‌ی شرکت کنندگان ارسال کنید.
- گامهای بعدی را پیگیری کنید و وضعیت را به شرکت کنندگان اطلاع دهید. “آقای عظیمی و امیری مورد x و y را انجام داده اند و شما میتوانید نتیجه را اینجا ببینید.”
برگزاری مناسب جلسات سخت و زمان‌بر است. اما اگر بتوانید حداقل به اندازه ی هزینه ی آن، ارزش ایجاد کنید، موفق خواهید بود. همچنین اگر هزینه ی جلسه را محاسبه کردید و نمیتوانید راهی برای ایجاد ارزش به همان اندازه پیدا کنید، جلسه را برگزار نکنید. از ایمیل یا گوگل داک (Google Doc) بجای برگزاری جلسه استفاده کنید. اگر همیشه همین یک نکته را رعایت کنید، جلسات کمتری خواهید داشت و فقط اشخاصی که لازم هستند را به جلسه دعوت خواهید کرد. که منجر به هدررفت کمتر زمان خواهد شد.
