کارهایی برای افزایش تمرکز
در دنیای کنونی کسب و کار که همه چیز با سرعت تمام در حال تغییر است، زمان باارزش‌ترین دارایی افراد محسوب می‌شود. متأسفانه این دارایی بسیار سخت به دست می‌آید و گاهی اوقات هرچه تلاش می‌کنیم به آن نمی‌رسیم. نتایج تحقیقات نشان می‌دهند که سطح استرس انسان‌ها در دوران کنونی بیش از هر زمانی است. سطح استرس ارتباطی مستقیم با انرژی انجام کارها دارد.
بسیاری از فعالان کسب و کار و خصوصا کارآفرین‌ها و ارزش‌آفرین‌ها، به‌قدری مشغول وظایف و کارهای متعدد هستند که تمام ساعات زندگی خود را پر کرده‌اند. این نوع از کار به‌طور حتم به آن‌ها خسارت وارد می‌کند و آن‌ها را از پای درمی‌آورد. خوشبختانه راه‌حل‌های ساده‌ای برای این مشکل وجود دارد. نکته‌‌ی اساسی این است که هرچه تمرکز زمانی خود را بر موارد مثبت و کارهای انرژی‌بخش بگذارید، لذت بیشتری از زمان می‌برید و استرس کمتری خواهید داشت. در عوض پرداختن به وظایفی که هیچ‌گاه تمام نمی‌شوند، شما را بی‌انگیزه می‌کند و تنها سطح استرس را افزایش می‌دهد. به‌عنوان یک مدیر هرچقدر بتوانید کارها را به دیگران واگذار کنید، کسب و کار شما کارآمدتر خواهد بود، درآمد افزایش پیدا خواهد کرد و در نهایت، استرس کمتری خواهید داشت.
مواردی که در ادامه می‌خوانید، می‌توانند توسط نیروهای دیگر شما انجام شوند. با واگذار کردن این موارد به آن‌ها، زمان خود را افزایش دهید و با تمرکز بیشتر بر پیشرفت کسب و کار سرمایه‌گذاری کنید:
وظایف اداری عمومی
اکثر مدیران این دسته از وظایف را خودشان انجام می‌دهند و تصور می‌کنند توانایی بیشتری برای مدیریت آن‌ها دارند. حقیقت این است که کارمند شما می‌تواند با نظم بیشتری این کارها را انجام بدهند و کارایی بیشتری نیز داشته باشد. برخی از این وظایف عبارتند از مدیریت ایمیل‌ها، آماده‌سازی فایل‌های ارائه مانند پاورپوینت و مدیریت تقویم و قرارهای ملاقات.
مدیریت مشتری‌های کنونی
مدیریت مشتری‌های کنونی مانند بررسی رضایت آن‌ها، پاسخ دادن به شکایت‌ها و دریافت رضایت‌نامه‌های پروژه، از کارهایی هستند که انرژی زیادی طلب می‌کنند و ممکن است زمان شما را به حد زیادی از بین ببرند. بهتر است این کارها را به بخش ارتباط با مشتریان یا منشی شرکت واگذار کنید.
بررسی فرصت‌ها و چشم‌اندازهای جدید
پس از مدتی که از شروع و تثبیت کسب و کار جدید می‌گذرد، ایده‌های تازه به شما هجوم می‌آورند. البته وارد شدن به زمینه‌های دیگر کاری امری مثبت است؛ اما بهتر است کارهای ابتدایی و تحلیل اولیه‌ی ایده‌ها را بر عهده‌ی افراد دیگر بگذارید.
مدیریت تیم
مدیریت نهایی تیمی که با آن کار می‌کنید بر عهده‌ی شما است؛ اما می‌توان برخی وظایف ابتدایی آن را واگذار کرد تا زمان برای کارهای دیگر باز شود. مواردی مانند برنامه‌ریزی ملاقات تیمی، ارسال نتیجه‌ی جلسات و وظایف افراد و پیگیری کامل شدن وظایف، از کارهایی هستند که دستیار شما نیز توانایی انجام آن‌ها را دارد.
وظایف مدیریت مالی
اگرچه مدیریت فرآیندهای مالی و کنترل آن‌ها تأثیر زیادی روی موفقیت تجارت شما دارد؛ اما واگذار کردن آن‌ها به فردی متخصص، کیفیت کار را بالا می‌برد و تمرکز شما را نیز افزایش می‌دهد. پیگیری وصول مطالبات، پرداخت بدهی‌ها و تهیه‌ی گزارش‌های مالی از کارهایی هستند که بهتر است به یک مدیر امور مالی واگذار کنید.
مدیریت شبکه‌های اجتماعی
این بخش از وظایف مدیریتی چند سالی است که به بخشی اساسی در هر شرکت تبدیل شده است. مدیریت این بخش نیاز به فعالیت مستمر و حساب‌شده دارد. بهتر است مواردی مانند مدیریت صفحه‌های شبکه‌های اجتماعی، ارسال مطالب جذاب و مفید و پاسخ دادن به نظرات مشتریان را به فردی دیگر واگذار کنید. در غیر این صورت پس از مدتی متوجه می‌شوید که به‌جای مدیر عامل، نقش مدیر شبکه‌های اجتماعی را دارید.
جمع‌آوری و آنالیز داده
داده را می‌توان طلای قرن بیست و یکم نامید. جمع‌آوری داده از رفتار مشتریان، فروش محصولات و دیگر موارد و تبدیل آن به اطلاعات ارزشمند، برای هر شرکتی حیاتی است. اگر متخصص این امر نیستید، بهتر است آن را به فردی دیگر واگذار کنید و تنها از آن‌ها گزارش آنالیز دریافت کنید.
موارد دیگری نیز می‌توانند به این لیست اضافه شوند. به‌طور حتم در شغل هر فردی، کارها و وظایفی وجود دارند که می‌توان با واگذار کردن آن‌ها، علاوه بر افزایش کیفیت نتیجه‌ی به‌دست‌آمده، تمرکز شخصی را نیز افزایش داد. در شغل خود به دنبال این نوع از کارها باشید و در اولین فرصت آن‌ها را واگذار کنید یا برای انجام آن‌ها از دیگران کمک بگیرید.
برگرفته از INC
