در محل کار شلوغ و پر سر و صدا نمی توانید تمرکز کنید؟
اتاق های کار دو در دو با دیوارهای کوتاه دیگر به گذشته پیوسته اند. دیگر هیچ شرکتی خلاقیت و آزادی شما را در درون جعبه نمی گذارد. حالا می توانیم به دیگر همکاران نزدیکتر باشیم و این سبک جدید محل کار های قدیمی را به کل تغییر داده. سالن کار بزرگ، میزهای اشتراکی طولانی و وسایل ارتباطی حالا دیگر در شرکت های امروزی متداول شده اند.
چنین فضایی باید حس همکاری را تقویت کند، موجب یادگیری شود و فضایی فعال بوجود بیاورد. این سبک از کار کردن به قدری ترند شده که استارتاپ ها تمایل دارند از رستوران ها به عنوان مکانی برای گذراندن ساعات غیر کاری استفاده کنند. با این حال چنین فضایی موجب حواسپرتی همه ی کارمندان می شود و امکان ندارد برای چندین دقیقه سکوت برقرار شود به خصوص زمانی که جلسات بحث و بررسی برگزار می شود.
محل کار اشتراکی باعث تقویت حس همکاری می شود و راه حلی که می تواند موجب تقویت تمرکز شود همین حس همکاری ست. تمرکز با کیفیت عملکرد و حفظ حریم شخصی مرتبط است و اگر بخواهیم محیطی آرام و مناسب فراهم کنیم باید به این سه عنصر توجه کنیم: ساختار محل کار، تاکتیک های فردی و شرایط روانی گروه.
حواسپرتی
این ترند قرار نیست فعلا دست از سر ما بردارد. امروزه حدود ۷۰ درصد از شرکت های آمریکایی دفتر کار اشتراکی دارند. البته این نوع شرکت ها هم حسابی مورد انتقاد قرار گرفته اند. چند ماه قبل بی بی سی گزارش داد که کارمندان در چنین فضایی ۱۵ درصد کمتر راندمان کاری دارند و نمی توانند به خوبی تمرکز کنند. ثابت شده ۵۰ درصد از کسانی که در چنین فضایی مشغول به کارند به خاطر آلودگی صوتی رضایت کافی ندارند. در یک نظرخواهی که اخیرا انجام شده ۵۸ درصد از کارمندان پرکار اعلام کرده اند که برای حل کردن مشکلات کاری به حریم خصوصی نیاز دارند. ۵۴ درصد از آن ها محیط را عامل اصلی حواسپرتی می دانستند. در نهایت اتاق های اشتراکی خیلی رضایت بخش نبوده اند.
تحقیقات نشان داده اند که صدای زنگ تلفن می تواند روی راندمان کاری افراد تاثیر داشته باشد ولی صدای ویبره که از گجت های الکترونیکی تولید می شود می تواند بار اضافی برای مغز محسوب شود. نگران کننده تر از آن اینکه وجود تلفن همراه تمرکز ما را بر هم می زند. با وجود امکانات جدیدی که تکنولوژی در اختیار ما قرار داده هنوز هم قداعد قدیمی می توانند به کمک ما بیایند مثل:
استراتژی های مدیریتی و سازمانی
یک قدم بزرگ برای بهبود تمرکز کارمندان در محل کار این است که از استراتژی های مدیریتی و سازمانی استفاده شود. بخشی از مسئولیت مدیر این است که روابط میان کارمندان را بهبود ببخشد. یعنی بازه های زمانی مشخصی در نظر بگیرد که کارمندان بتوانند در آن تمرکز کافی داشته باشند. مدیر باید با این ۵ نکته ی کلیدی قوانین جدیدی در محل کار حکم فرما کند. از جمله:
در بخش های خاصی از محل کار نقاط آرامی بسازید: حتی اگر محدودیت فضا دارید با طراحی نقاط ساکت و تامین نیازهای کارمندان، بلافاصله موقعیتی برای تمرکز بوجود می آورید. با در نظر گرفتن اتاق کنفرانس آزاد حریم خصوصی کارمندان حفاظت می شود.
بازه های زمانی را برای ساکت بودن محل کار در نظر بگیرید: در نظر گرفتن زمان برای آرام بودن محل کار به کارمندان کمک می کند بتوانند به وظایفشان رسیدگی کنند. هر هفته چندین ساعت آرام در نظر بگیرید. بطوریکه کارمندان تشویق شوند بلافاصله کارشان را شروع کنند. این برنامه که حداقل دو روز در هفته و هر بار دو تا سه ساعت است به کارمندان اجازه می دهد بعد از ساعات در نظر گرفته شده تا جایی که می خواهند با هم همکاری داشته باشند.
یک علامت خاص برای کارمندانی که سرشان حسابی شلوغ است طراحی کنید: علامت “مزاحم نشوید!” به همکاران می گوید که نباید به فرد مورد نظر نزدیک شوند چون او در حال حاضر تمرکز کرده است.
ارتباطات را مختصر و مفید کنید: اگر بخواهید مدام در جریان ایمیل های جدید قرار بگیرید فردی که مسئول رساندن پیغام ها به شماست در محل کار بی نظمی ایجاد می کند. می توانید از فرد مورد نظر بخواهید که مجموعه ای از اخبار تازه را بصورت ایمیل و یا یک جلسه ی مختصر در اختیار شما قرار دهد تا به این ترتیب تمام کارمندان و مدیر همیشه با هم ارتباط داشته باشند. در نهایت نه تنها در وقت صرفه جویی می شود بلکه در مورد برنامه های کاری هیچ تداخلی پیش نمی آید.
استراتژی های فردی
در سطح فردی روش های مختلفی وجود دارد که می تواند به شما کمک کند تا بهتر تمرکز کنید. اولین قدم استفاده از هدفون است. استراتژی های خاص به نوع کاری که انجام می دهید، حالت روحی شما، شیوه ی یادگیری و شخصیت فردیتان بستگی دارد. به عنوان مثال کسانی که خجالتی هستند نسبت به سر و صدای اطراف حساس تر هستند.
فاصله گرفتن: یکی از تکنیک های حفاظت از حریم شخصی ست که توسط فرد آگاهانه انجام می شود و به ما اجازه می دهد که با محدود کردن محیط اطراف کنترل بیشتری روی پروژه داشته باشیم. ما همیشه از این تکنیک استفاده می کنیم. مثلا وقتی تلفنمان زنگ می زند سعی می کنیم از جمع دور شویم و جایی که کسی نتواند صدایمان را بشنود صحبت کنیم. قدم زدن می تواند به شما کمک کند تا تمرکز کنید و دور از فضای شلوغ مشکلات را حل کنید. بهتر است جایی بنشینید که نتوانید همکارانتان را ببینید.
یک تکنیک روانی دیگری هم به نام فاصله گیری درونی وجود دارد که به کارمندان اجازه می دهد تمام ایده هایشان را با قضاوت فردی خودشان حل و فصل کنند و در جلسات بیان نکنند.
دور کردن فضای کار: به معنای دور شدن هدفمند از بقیه ی اعضای گروه است به این ترتیب این زمان را به تمرکز کردن اختصاص می دهید. اگر فضا و یا اتاق خالی در شرکت شما وجود دارد از آن استفاده کنید و روی پروژه حسابی تمرکز کنید.
ناشناس باشید: این تاکتیک به کارمندان اجازه می دهد بین تعداد زیادی از افراد بنشینند و بصورت فردی ناشناس حضور داشته باشند. به این ترتیب هر زمان که بخواهند می توانند تمرکز کنند. مثلا می توانند در یک کافه و یا فرودگاه حضور داشته باشند. در تحقیقی ثابت شده حضور فرد به صورت ناشناس در جمع و وجود چنین صداهایی در اطراف او، به فرد اجازه می دهد فعالیت هایی که نیاز به خلاقیت دارد را بهتر انجام دهد. در چنین موقعیتی اطرافیان مستقیما با او ارتباط برقرار نمی کنند.
استراتژی های گروهی
همکاری فرآیندی ست که به فعالیت های فردی و گروهی نیاز دارد. هر کسی برای فکر کردن، پردازش اطلاعات و فرمول بندی استراتژی به زمانی نیاز دارد که تنها باشد. کارمندان می توانند بعد از این مرحله دور هم جمع شوند و با هم نقطه نظرات را به اشتراک بگذارند. بعد از جلسه هر فرد به زمانی نیاز دارد که از وظایف فردی خود سر در بیاورد. اگر این پروژه مهم و سود آور است بهتر است کارمندان، بیشتر بصورت فردی روی آن فکر کنند.
