اصول حسابداری در کارآفرینی
در یک دنیای بدون نقص، مشتریان حق‌الزحمه شما را بلافاصله و بدون زحمت پرداخت می‌کنند. اما ما در چنین دنیایی زندگی نمی‌کنیم. جان رمپتون کارآفرین و بنیانگذار شرکت Due، که شرکتی در زمینه‌ی پیگیری صورت‌حساب‌های آنلاین برای آزادکاران و کسب‌وکارهای کوچک است، میلیون‌ها صورت‌حساب و فاکتور کارآفرینان را بررسی کرده و اصولی را برای پرداخت‌های سریع و بی‌دردسر گردهم آورده که به شرح زیر است:
شرح دادن جزئیات
زمانی که می‌خواهید یک پروژه‌ی جدید را با مشتری مطرح کنید، او را در جریان دقیق جزئیات بگذارید و تخمینی از هزینه‌ی نهایی به او بگویید تا اعتماد متقابل زیاد شود و مشتری بتواند برای پرداخت برنامه‌ریزی کند. دقت کنید که هر فاکتور باید شامل: اطلاعات مشتری مانند آدرس، شماره تماس، مبلغ پرداختی، تاریخ پرداخت‌ها و توضیح کالا و خدمات ارائه شده باشد. ارائه‌ی فاکتور کمک می‌کند، مشتری خدمات و زحمات شما را بیشتر درک کند. البته ممکن است که در انتهای کار مبلغ حقیقی با تخمینی که شما زده‌اید کمی تفاوت پیدا کند و لازم است از قبل این آمادگی را به مشتری بدهید تا مشکلی پیش نیاید.
سیاست‌های پرداخت
هدف هر کارآفرین این است که مشتری را مجاب به پرداخت در موعد مقرر کند. درهرحال مشتریان سرسخت یا بدحسابی نیز وجود دارند که ما را در فشار و نگرانی قرار می‌دهند. اما سیاست‌های مختلفی برای مشتریان مختلف وجود دارد. شاید اولین سوال این باشد که «چه زمانی از مشتری تقاضای پول کنیم؟» البته پاسخ این سوال بستگی به شرایط کار، فرهنگ جامعه و شخصیت مشتری دارد. به مرور زمان بهترین روش را خواهید فهمید و با مشتریان قدیمی‌تان نیز به توافق نظر مشخصی می‌رسید.
قسط‌بندی: اقساطی با هزینه‌ی پایین نیز در نظر بگیرید تا بتوانید راحت‌تر دریافتی داشته باشید. (مانند گرفتن مبلغی به عنوان پیش‌پرداخت)
نوآوری: حتی اگر چند سال است برنامه‌ی پرداختی مشخصی اعمال می‌کنید، باز هم درباره‌ی روش‌های جدید و مزایا و معایب‌شان فکر کنید. ایده‌های جدید کارساز خواهند بود.
انگیزه‌سازی: برای مشتریان خوش‌حساب‌تان مزایا و تخفیف درنظر بگیرید، تا دیگران نیز به پرداخت به موقع تشویق شوند.
روش‌های مختلف پرداخت
یکی از مواردی که می‌تواند نظر مشتری را جلب کند، ارائه دادن گزینه‌های مختلف پرداختی است. یعنی شرایطی فراهم شود که پرداخت بصورت حضوری و غیرحضوری و از طریق بانک‌های مختلف امکان‌پذیر باشد. ارائه‌ی گزینه‌ها باعث می‌شود مشتری احساس راحتی کرده و بیشتر اعتماد کند.
قسط بندی مبلغ کل
طبق بررسی و محاسبات انجام شده، بدهکارها بطور متوسط دو هفته دیرکرد دارند. پس اگر مدت زمان پرداخت صورت‌حساب یک ماهه است، از دو‌هفته قبل به مشتری یادآوری کرده و امکان پرداخت مبلغی از هزینه را در میانه‌ی راه فراهم کنید.
شخصی‌سازی قرارداد‌ها
مشتریان دوست دارند که از طرف صاحب کسب‌وکار مورد توجه ویژه قرار بگیرند. به همین منظور ایجاد فاکتورهای شخصی با نام مشتری و متناسب با شرایط مالی او، مشتری را بر سر ذوق می‌آورد و ارتباط‌تان را مستحکم می‌سازد.
سازماندهی صورت‌حساب‌ها
کارآفرینان کاربلد اطلاعات دقیق مشتریان، وضعیت صورت‌حساب‌ها و تاریخ و نحوه‌ی پرداخت‌ها را ثبت و بررسی می‌کنند. آن‌ها همچنین از طریق ایمیل و دیگر راه‌های ارتباطی مشتری را در جریان وضعیت پرداختی‌شان می‌گذارند. البته نرم‌افزار‌ها و ابزارهایی برای کمک در این زمینه بوجود آمده‌اند که روند مدیریت حساب‌ها و پرداخت‌ها را بهبود و تسریع می‌بخشند.
خودکار کردن فرآیند
کارآفرینان موفق وقت شخصی خود را برای فاکتور نویسی و پیگیری پرداخت‌ها تلف نمی‌کنند. آن‌ها با استخدام یک کارمند حسابدار بسیاری از وظایف و محاسبات مانند وضعیت مالیات، مالیات بر ارزش افزوده، پیش‌بینی سود و زیان و دیگر موارد را به او واگذار می‌کنند. همچنین تعدادی از صاحبان مشاغل از نرم‌افزار‌ها و فرآیندهای خودکار بهره می‌برند و به جای صرف کردن زمان و هزینه، روی رشد کسب‌وکارشان تمرکز می‌کنند.
استفاده از فناوری
مدیریت حساب به صورت نوشتاری و دستی بسیار قدیمی و زمان‌بر است. در حالی که امروزه ابزارها و نرم‌افزارهای بسیاری در این زمینه فعالیت می‌کنند و در ظرف چند دقیقه فاکتورهای پرداختی را آماده و ارسال می‌کنند. بعلاوه امکانات دیگری مانند یادآوری پرداخت‌ها، نمایش صورت‌حساب‌های تکراری، مشخص کردن مشتریان بدهکار و… به شما ارائه می‌شود.
مودب اما مصمم
همه ما می‌دانیم که رعایت ادب و احترام گذاشتن به مشتری موجب جلب توجه و اعتمادش می‌شود و کلام ما مانند هدیه‌ای است که در ارتباطات‌مان اثر فوق‌العاده‌ای دارد. اما این رویه باید در زمان پرداخت هزینه‌ها هم رعایت شود. یعنی در کمال احترام به مشتری یادآوری کنیم که موعد پرداخت هزینه‌ها است و در این باره مصمم و پیگیر و حق‌خواه باشیم.
برگرفته از INC
