11 دروغ مدیریت زمان
در دنیای مدیریت زمان، توصیه هایی وجود دارد که ما آنها را قبول می کنیم و بعضاً مطابق آنها عمل می کنیم. مشکل زمانی پیش می آید که این توصیه ها درست نباشند. معمولا چیزهایی در مورد مدیریت زمان گفته می شود که نادرست هستند ولی ما آنها را قبول می کنیم و به همین دلیل باعث می شود که گمراه شده و زمانمان هدر رود.
افرادی که این دروغ ها را می گویند ابداً انسان های بدی نیستند، زیرا در حقیقت من و شما هم بدون اینکه آگاه باشیم، جزء این افراد هستیم. ما دائما این توصیه های نادرست را به یکدیگر انتقال می دهیم. پس بیایید برای این افراد دروغگو، آرزوی مجازات نکنیم.
در ادامه قصد داریم ١١ دروغ بزرگی را که در مورد مدیریت زمان وجود دارد و باید از آن ها اجتناب کرد، بررسی کنیم.
1. “این کار فقط یک دقیقه طول می کشد”
آیا کسی تا به حال شما را با این جمله تحت تاثیر قرار داده است؟ آیا واقعا آن عمل “یک دقیقه طول کشیده است”؟ خیلی کم این اتفاق می افتد. معمولا کاری که تصور می شود که انجام آن “یک دقیقه طول می کشد” چندین دقیقه و یا بیشتر زمان می برد.
دفعه بعد، اگر فردی از شما درخواست زمان کرد و اطمینان داد که “فقط یک دقیقه طول می کشد”، به او بگویید “این جمله نادرست است، شاید خودت متوجه نباشی اما دروغ می گویید. من به شما پنج دقیقه زمان می دهم. از همین حالا می توانید شروع کنید.” نباید با این تصور غلط مدیریت زمان را وارد چالش کرد.
٢.” من به این هر چه سریعتر نیاز دارم”
نه آن فرد به آن نیاز ندارد! این جمله نیز کذب است. حتما در زمان و تاریخ مشخصی به این کار نیاز دارد، چون در ابتدا باید چیزی را که از شما می خواهد، برایش فراهم شود تا شما بتوانید ادامه دهید و اگر چنین نیست پس چرا باید شما اولین قدم را پیش از او بردارید؟
زمانی که این جمله را می شنوید، به فرد بگویید که این جمله ی نادرستی است. از او بخواهید که زمانی را که باید کار را به او تحویل داده شود را به طور دقیق مشخص کند. وقتی از عبارت “هر چه سریعتر” استفاده می شود، دو تاریخ متفاوت در ذهن طرفین شکل می گیرد که باید بر سر آن، به یک توافق رسید.
٣.” من این را الان نیاز دارم”
کارها معمولا اضطراری نیستند. دیگران را با کارهای پیش پا افتاده، گول نزنید.
در این مواقع می توانید بگویید که “من مطمئن نیستم که بتوانم این کار را الان انجام دهم. چه می شود اگر از الان تا هفته آینده وقت بخواهم؟”. زمان زیادی درخواست کنید که دچار بحران مدیریت زمان نشوید، اگر درخواست شما را رد کردند، زمان دیگری را پیشنهاد دهید. چرا؟ چون امکان دارد که آنها همچنان به شما دروغ بگویند.
٤.” این به پول ربطی ندارد”
وقتی کاری به پول ربطی نداشته باشد، یعنی دقیقا به پول مربوط است. معمولا تاکید بر این موضوع که انجام این کار خاص به میزان پولی که برای آن در نظر گرفته شده است، ربطی ندارد، نشان می دهد که فرد دروغ می گوید.
٥. “این بهترین سرمایه گذاری (شانس کاری، اجاره، فیلم، رستوران، رئیس، کار و غیره) است که می توانید پیدا کنید”
این جمله نیز درست نیست. همیشه چیز بهتری هم وجود دارد. بهترین هنوز در راه است.
٦. “من می توانم این را در یک ساعت انجام دهم”
این یک دروغ کوچک است. چرا همیشه انجام کاری، دو برابر زمانی که ما انتظارش را داشتیم طول می کشد؟ به این خاطر که کمتر کسی از ما می تواند زمان دقیق کامل کردن یک کار را بصورت دقیق پیش بینی کند.
٧. “او فرد با ‘تاخیری’ است”
بیشتر افرادی که در انجام امور تاخیر دارند، معمولا این عادت را ترک نمی کنند. مثلا فردی که همیشه 20 دقیقه دیر به قرار ملاقات و یا انجام امور می پردازد، همیشه همین حدود تاخیر در کارها خواهد داشت، به این فرد نمی توان گفت فرد با تاخیر، این فرد سروقت کارها را انجام می دهد منتها با 20 دقیقه تاخیر! در واقع می خواهیم اشاره کنیم که رفتار او قابل پیش بینی است و می توانیم بگوییم که اگر برای او ساعت خاصی را در نظر گرفتیم، احتمالا 20 دقیقه تاخیر خواهد داشت.
٨. “هزینه ای ندارد”
شما “هیچ چیز را در مقابل هیچ چیز” بدست نمی آورید. هر چیزی قیمتی دارد. شاید هزینه کاری، پول شما نباشد اما معمولا در این شرایط، زمان شما است.
٩. “من اثبات خواهم کرد که شما اشتباه می کنید حتی اگر آخرین کاری باشد که انجام می دهم”
در این حالت، کارها معمولا به خوبی انجام می شود. هیچ کس دوست ندارد که اشتباه اش ثابت شود. همه افراد دوست دارند که کارها را ‘صحیح’ انجام دهند، اما اغلب به این توجهی نمی کنند که نشان داده شود که چطور کاری را می توان بهتر انجام داد.
١٠.” به جای اینکه به او نشان دهم چطور این کار را انجام دهد، خودم سریع انجام می دهم”
اگر این جمله در مورد کاری بیان شود که فقط یک بار قرار است انجام شود، می تواند جمله ی درستی باشد. چرا باید یک ساعت زمان صرف آموزش فرد دیگری کرد وقتی انجام آن کار تنها ١٠ دقیقه طول می کشد؟ اما تصور کنید که این جمله در مورد کاری بیان شود که دائما تکرار خواهد شد، در این صورت جمله ی نادرستی خواهد بود. اگر صرف یک ساعت زمان، باعث شود روزانه ١٠ دقیقه ذخیره کنید، در یک هفته از ذخیره ١٠ دقیقه های روزانه سود برده اید. حال تصور کنید که لازم باشد آن کار را در شش دفعه مختلف انجام دهید، چه اتفاقی می افتد؟ در هر روز یک ساعت و در سال، ٣٦٥ ساعت ذخیره می کنید.
١١. “این خیلی سخت پیش می رود”
این جمله نیز صحیح نیست. کارها معمولا به سختی آنچه ما تصور می کنیم، نیستند. شاید انجام کاری نسبتاً دشوار باشد، ولی افراد نمی توانند میزان دشواری آن را تخمین بزنند و معمولا زیاده روی می کنند.
معمولا ٩٥٪ از اتفاق هایی که ما از آنها می ترسیم، رخ نمی دهند. در واقع قبل از اینکه به ما برسند از بین می روند و برای ٥٪ باقیمانده، خدا ابزاری برای مقابله با آنها را به ما داده است.
برگرفته از businessknowhow
