در دنیای زندگی سازمانی، هیچ چیزی به اندازه‌ی ارزیابی عملکرد، ترس و وحشت رئیس و خشم و ناراحتی کارمندان را به دنبال ندارد. چند روز پیش با دوستی ملاقات داشتم که در یک مؤسسه‌ی بزرگ مالی کار می‌کند و یکی دو هفته پیش، ارزیابی عملکرد سالیانه‌اش را از سر گذرانده است. خیلی عصبانی بود و می‌گفت: «خسته شدم! اینا اصن اهمیتی نمیدن که من سه ساله دارم کار چهار نفرو انجام میدم، فقط هی کار بیشتر می‌خوان، بدون اینکه هیچ تشکری از من بکنن. میخوام دیگه ول کنم برم.»
– «تو این اوضاع؟ واسه همچین چیزی میخوای کارتو از دست بدی؟»
– «آره بابا. سر یه ماه کار پیدا می‌کنم. اگه اینا قرار باشه این‌طوری برخورد کنن میرم یه جای دیگه.»
واقعا چرا ارزیابی عملکرد با تمام حساسیت و اهمیتی که دارد، تقریبا هیچ‌وقت پایان خوبی ندارد؟ در این نوشته می‌خواهیم به ۱۰ خطای بزرگ اشاره کنیم که مدیران در ارزیابی عملکرد مرتکب می‌شوند.
۱. مدیر ارزیابی عملکرد را به‌درستی انجام نمی‌دهد
بعضی مدیران با اینکه ۴ بار در طول سال از طرف منابع انسانی تحت فشار قرار می‌گیرند، معمولا هفته‌ی آخر سال، در عرض ۱۰ دقیقه سر و ته ارزیابی را هم می‌آورند. بیشتر وقت‌ها جلسه به این شکل آغاز می‌شود «آقا/خانم فلانی چند لحظه تشریف بیارید دفتر من». جلسه تا حد امکان خلاصه است و هیچ بازخورد مشخصی درباره‌ی کاری که در سال گذشته انجام شده است، در آن رد و بدل نمی‌شود. معمولا گفت‌وگو پر از «کارت خوبه»، «به کار خوبت ادامه بده» و این‌طور عبارت‌هاست. اما آیا چنین گزارشی به بهبود عملکرد در سال آینده منجر خواهد شد؟ البته که نه! باید دقیقا بگویید از کدام بخش‌های عملکرد فرد راضی و از کدام‌ها ناراضی هستید.
۲. مدیر برای ارزیابی آماده نیست
بعضی از مدیران دوست دارند این جلسات را «در راه» برگزار کنند. مدیری را می‌شناسم که پرسنل فروش را سوار ماشین می‌کرد و در جاده، در حالی‌که در صندلی مسافر نشسته بود به آنها بازخورد می‌داد. بدترین قسمت این نوع رویکرد این است که معمولا این روش نشان می‌دهد که مدیر چندان درباره‌ی عملکرد سال گذشته و چگونگی بهبود آن فکر نکرده است. بدتر از آن مدیرانی هستند که ارزیابی عملکرد سال گذشته را بدون تغییر یا با تغییراتی اندک در گزارش سال جاری «کپی-پیست» می‌کنند. پیغامی که این روش به کارمند می‌دهد این است که: «من خیلی مهم و پرمشغله‌ام. فرصت ندارم نظرم را درباره‌ی عملکرد تو اعلام کنم.»
۳. مدیر بدون دادن هیچ‌گونه آمادگی قبلی ناگهان می‌گوید شما اخراجید!
این مورد معمولا نتیجه‌ی مورد شماره ۱ است. خیلی از کارمندان و کارگرانی که اخراج شده‌اند، می‌گویند که اصلا انتظار اخراج را نداشته‌اند و ناگهان به آنها گفته شده است که دیگر کارشان را درست انجام نمی‌دهند و اخراج هستند! آنها می‌گویند همیشه ارزیابی عملکرد سالانه‌شان خوب و عالی بوده و بعد ناگهان احضار شده‌اند و اخراج‌شان کرده‌اند. اگر شرکت ناگهان با بحرانی مواجه شود که در آن تقصیری ندارد (که چندان هم معمول نیست) افراد به خاطر اخراج شدن چندان ناراحت نمی‌شوند. چیزی که باعث خشم و ناراحتی می‌شود این است که ظاهرا رئیس با بخشی از عملکرد آنها مشکل دارد، اما تا زمان اخراج به خودش زحمت نداده این نارضایتی را با خود فرد در میان بگذارد یا به آن اشاره‌ای کند. یکی از آشنایان من می‌گفت: «اگه بهم یه اشاره‌ای می‌‌کردن خب سعی می‌کردم کارمو بهتر کنم.»
۴. مدیر دچار اثر تأخر است
این یک اصطلاح روان‌شناسی برای حالتی است که فرد «آخرین رخداد» را به عنوان مبنای اصلی تجزیه و تحلیل عملکرد کل یک سال گذشته قرار می‌دهد. بنابراین اگر اخیرا اشتباهی کرده‌اید و با اینکه در بقیه‌ی سال کارتان خیلی خوب بوده است، کل جلسه‌ی ارزیابی عملکرد به صحبت درباره‌ی آن اشتباه گذشته است، قربانی اثر تأخر شده‌اید. بعضی از مدیران انگار حافظه ندارند و نظرات خود درباره‌ی وقایع را بر پایه‌ی نزدیک‌ترین وقایع و نظرات دیگران بنا می‌کنند. به علاوه، دنیای امروز هم که به واسطه‌ی وجود ایمیل و توئیتر و سایر شبکه‌های اجتماعی، افراد همیشه در آن «به‌روز» هستند، ما را مستعد چنین رویکردی کرده است.
۵. مدیر از کارکنان حمایت نمی‌کند
شاید به نظر نکته‌ی ساده‌ای باشد اما خیلی از مدیران وقتی که افرادشان خوب کار می‌کنند، از آنها قدردانی نمی‌کنند. این روزها همه‌ی ما پرمشغله‌ایم و بیشتر آدم‌ها بیش از اندازه کار می‌کنند و کمتر مورد قدردانی قرار می‌گیرند. اما جالب است که افراد حتی اگر گاه‌گاهی مورد قدردانی قرار بگیرند، حاضرند بدترین رفتارها و بدترین محیط کاری را تحمل کنند. شاید به خاطر اینرسی (تمایل فرد به تغییر ندادن وضع فعلی) یا ترس از بیکاری در شرایط بد اقتصادی باشد؛ اما هرچه هست، بیشتر افراد دوست دارند همان‌جا که هستند بمانند و کار فعلی‌شان را ادامه بدهند. ممکن است مهدکودک فرزندشان همان اطراف باشد یا مسیر رفت و آمد خوبی داشته باشند. در هر حال، آدم‌ها حاضرند با شرایط خیلی بد کنار بیایند، فقط کافی است گاه‌گاهی «دستی به سر و گوشش‌شان بکشید». اگر کارمندان‌تان کارشان را خوب انجام دادند از آنها تشکر کنید. این ارزان‌ترین پاداشی خواهد بود که در عمرتان به کسی داده‌اید.
۶. مدیر از سیاست «کارمندانم می‌دونن که درِ اتاق من همیشه بازه» پیروی می‌کند
نمی‌دانید چند بار با مدیرهای تنبلی مواجه شده‌ام که گفته‌اند: «ای بابا، افرادم می‌دونن سیاست من سیاست درهای بازه و می‌تونن هر وقت که اراده کنن درباره‌ی هرچی که بخوان با من صحبت کنن». ۸۰٪ مواقع اگر به سراغ افراد زیردست این مدیران بروید و آنها هم صادقانه به شما پاسخ بدهند، خواهید دید که معمولا سراغ مدیرشان نمی‌روند؛ چون او همیشه مشغول صحبت با تلفن بوده یا به نظر می‌رسد که خیلی مشغول است و در عین حال، خیلی کم پیش می‌آید که به این دعوت مدیر لبیک بگویند. مدیرانی که برای ارزیابی عملکرد برنامه‌ریزی نمی‌کنند، معمولا در کارشان برنامه‌ریزان خوبی نیستند. گروهِ کاریِ مدیری که نشان دهد برای برنامه‌ریزی کاری به سادگی برگزاری جلسه مشکل دارد، معمولا بعدها دچار مشکل خواهد شد.
۷. مدیر از کار بیش از اندازه‌ی کارکنان قدردانی نمی‌کند
در بسیاری از مواقع به خاطر مشکلات مالی و رکود اقتصادی، یک نفر ناچار است کار چند نفر را انجام دهد. در چنین حالتی اگرچه افراد از حفظ شغل‌شان خوشحال هستند اما کم‌کم زیر بار کار، از پا درمی‌آیند. آنها بار دیگران را هم به دوش می‌کشند اما مدیران هیچ کلامی برای تشکر به زبان نمی‌آورند و به این ترتیب جریان نامحسوسی از نارضایتی میان بسیاری از کارکنان به راه می‌افتد.
۸. مدیر اهداف را پیگیری نمی‌کند
یکی از بروکراتیک‌ترین چیزها در مورد جلسات ارزیابی عملکرد فرم‌هایی است که از سر وظیفه پر شده و برای منابع انسانی ارسال می‌شوند. در هر بار ارزیابی عملکرد، باید اهدافی برای سال آینده تعیین شوند. بدترین مدیران آنهایی هستند که این اهداف را طوری فراموش می‌کنند که گویی محقق شده‌اند. هیچ‌گونه ارزیابی فصلی برای اطمینان از اینکه کارکنان در مسیر درست قرار دارند انجام نمی‌شود. کارکنان در میانه‌ی راه بازخوردی در ارتباط با اهداف دریافت نمی‌کنند و برای برگشتن به مسیر درست راهنمایی نمی‌شوند. سپس ۱۲ ماه بعد، فرم‌ها دوباره از پرونده‌ها بیرون کشیده می‌شوند تا باز درباره‌ی آنها صحبت شده و اهداف جدیدی تعیین شوند! این در حالی است که اگر قرار باشد هدفی مؤثر باشد، باید در تمام طول سال سرلوحه‌ی کار مدیر و کارمند باشد.
۹. بازخوردهای منفی مدیر به کارکنانش صادقانه نیست
همه‌ی ما مدیران خوبی را می‌شناسیم که دادن بازخورد منفی به کارکنان برای‌شان دشوار است. مدیرانی را هم می‌شناسیم که هیچ‌وقت حرف خوب نمی‌زنند و فقط شکایت می‌کنند. مثلا استیو جابز به این معروف بود که با کارکنانش خیلی بد برخورد می‌کند. براساس تجربیاتم، بیشتر آدم‌ها می‌توانند حقیقت را بپذیرند و فقط از برداشت‌های نادرست به خشم می‌آیند. آن دسته از افرادی که نمی‌توانند حقیقت را بپذیرند، در واقع باید مدت‌ها پیش آن را می‌شنیدند؛ اما احتمالا مدیران تنبلی داشته‌اند. اگر بازخورد منفی صادقانه باشد، بیشتر افراد می‌توانند آن را تحمل کنند؛ حتی اگر، مثل مورد استیو جابز، این دریافت بازخورد منفی مدام تکرار شود. افراد اگر بدانند که بازخورد منفی در راستای بهتر انجام گرفتن مأموریت شرکت است، آن را به راحتی می‌پذیرند؛ اما اگر مدیر در برداشت خود از عملکرد فرد، بیش از اندازه از جاده‌ی صداقت دور شود، آن‌وقت شنیدن بازخورد منفی کارکنان را تا حد جنون به خشم می‌آورد.
۱۰. درباره‌ی جاه‌طلبی حرفه‌ای افراد بحثی نمی‌شود
افراد، چه در مقام مدیر باشند و چه کارمند، چندان درباره‌ی مسیر شغلی خود فکر نمی‌کنند. اما حقیقت این است که در هر ارزیابی عملکرد (یا در جلسه‌ی سالانه‌ی دیگری) باید از آنها پرسیده شود «میخوای چیکار کنی؟» یا «میخوای به کجا برسی؟». این باعث می‌شود که فرد به خودش نگاهی بیندازد. اگر فرد ناراضی یا خشمگین باشد، ممکن است در نتیجه‌ی این بازنگری متوجه شود که شغل فعلی چندان مناسب او نیست. سایرین ممکن است از این گفت‌وگو برای جلب توجه و رضایت مدیر استفاده کنند و درنهایت در کار خود درگیرتر و با انگیزه‌تر شوند.
احتمالا ارزیابی عملکرد هرگز کاری لذت‌بخش نخواهد بود؛ اما اگر درست انجام شود، ممکن است روشی مؤثر و قدرتمند برای ایجاد وفاداری بیشتر میان اعضای تیم باشد.
